Срок хранения бухгалтерских документов

Многие владельцы частных предприятий задаются вопросом о том, сколько нужно хранить документацию и как правильно это делать, чтобы избежать лишних проблем. В сегодняшней статье будет представлен обзор хранения бухгалтерских документов.

Сколько нужно хранить бухгалтерские документы:

Первичная учетная документация, финансовая отчетность, а также все аудиторские заключения о ней, подлежат обязательному хранению экономическим субъектом. В каждом случае сроки устанавливаются индивидуально в полном соответствии с правилами учреждения государственного архивного дела. При этом срок хранения документов должен быть не менее пяти после отчетного года.
Документация учетной политики, бланки, связанные с ведением и организацией бухгалтерского учета, а также средства, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов, должны храниться не менее пяти лет после года, когда они были применены для составления финансовой отчетности в последний раз.

Срок хранения также зависит от требований предприятия и может быть установлен индивидуально.

Акт приема-передачи документов в архив

Коммерческие и государственные предприятия сдают документацию в архив. Хранить ее вечно в стенах офиса нереально, ведь со временем для сотрудников не останется места. Процесс перехода осуществляется по акту приема-передачи документов в архив. В этом случае поможет образец, соответствующий всем требованиям.

Когда требуется заполнить документ

Организации передают бумаги на хранение в архив при ликвидации или реорганизации либо если истек период нахождения документации непосредственно в компании. Для этого существуют определенные правила.

Нужно заключить договор со сторонней организацией, которая предлагает услугу. Стоит также составить опись экземпляров, которые передаются на хранение. Опись отличается от акта приема-передачи тем, что является перечнем передаваемых объектов, а акт подтверждает некое действие, в данном случае – сдачу документации в архив.

Предприятие принимает документы после проверки и экспертизы научно-практической ценности. По этой же схеме они передаются в собственное архивное отделение компании.

Правильное оформление

Если изучить образец, то можно быстро понять, какую информацию предстоит внести.

В бланке нужно указать:

дату и место составления;
причину отправки дел и документации;
название стороннего фонда.

Отмечается наименование предприятия, сдающего бумаги, прикладывается опись. На акте ставится подпись и расшифровка подписи того, кто отвечает за процесс.

На акте приема-передачи архивных документов на хранение должны стоять подписи руководителей обеих организаций. Государственное учреждение, которое будет хранить бумаги, не примет те, что касаются незавершенных или ожидающих рассмотрение сделок.

Передавая документы, сотрудники должны подсчитать, сколько дел уйдет из офиса, оценить правильность их заполнения, наличие подписей ответственных лиц. Опись, прилагаемая к ним, должна быть в двух экземплярах. Тогда по одному варианту останется у ответственных лиц после окончания процесса. В каждом из экземпляров ставится пометка о наличии конкретной бумаги.

Следует внимательно изучить заполненный пример, прежде чем отсылать документацию в коммерческое или государственное архивное учреждение. Это поможет избежать ошибок и потери времени. Срок сдачи архивных бумаг определяется в начале календарного года.

Оцифровка – как из способов продлить срок хранения документов

Каждая компания, начиная от малого предприятия до государственных органов, в процессе своей деятельности производят определенное количество документов. В соответствии с правилами они обязаны хранить эти документы. Чтобы сделать хранение документов удобным для просмотра и более безопасным, их оцифровывают.

Для обеспечения удобочитаемости и надежности, а также для сохранения административной и юридической силы, оцифровать можно следующие документы:

электронные счета;
контракты;
бухгалтерские книги;
налоговые квитанции и декларации;
финансовую отчетность компаний.

Таким образом, оцифровка означает замену всех бумажных документов электронными версиями.

Кроме того, подобная замена имеет ряд преимуществ:

цифровая подпись позволяет подтвердить подлинность документа без обращения физического лица в компетентный орган;
экономится пространство без необходимости хранения бумажных версий;
уменьшается административная нагрузка большого числа работников;
экономятся деньги на распечатку документов и выплату зарплаты дополнительным работникам.

Как же происходит оцифровка бумажных документов и что она в себя включает?

Этапы оцифровки

На первом этапе документы направляют провайдеру или же обрабатывают на территории заказчика.

Проверка заключается в следующем:

приведение всех листов к одному формату, как правило, А4;
склеивание поврежденных листов;
отделение скоб, ниток, скотча и т.д.

Прежде, чем перейти к оперативной фазе, заказчику сообщается о любом несоответствии или браке.

На следующем этапе происходит контроль качества и сканирование. Без сканирования оцифровка невозможна, так как все документы необходимо подвести под одинаковое изображение. Для сканирования переплетенных документов используются планшетные сканеры с высоким разрешением и скоростью. Для гарантии полноты изображения и качества сканер настраивается на формат бумажного документа.

Формат согласовывается с заказчиком заранее, и изображение преобразуется в файлы. Самыми распространенными форматами являются PDF или TIFF. Затем провайдер должен проверить качество изображений, удалить пустые страницы или развернуть изображения.

На заключительном этапе проводится индексация, при которой каждому файлу присваивается номер или индекс, после чего их сопоставляют с оригиналами, чтобы устранить последние неточности. Итак, прежде чем уничтожить старые счета-фактуры или ненужные бумаги, всегда лучше оцифровать их.

Хранение бухгалтерских документов – это важный и трудоемкий процесс, к которому нужно подходить со всей ответственною. Ведь именно от этого этапа зависит работа предприятия и его сотрудников.

Правильное хранение документов позволит владельцу компании избежать множества проблем, которые могут возникнуть во время проверки организации.

Хранить документы можно как в бумажном виде, так и оцифрованном. Второй способ является более современным и обладает рядом преимуществ.

Как именно хранить бланки – каждая компания решает самостоятельно, главное все этапы выполнять качественно и правильно. Срок хранения бухгалтерских документов в каждом случае индивидуален, он также напрямую зависит от внутренних процессов в компании.