Уничтожение документов с истекшим сроком годности: описание процедуры, виды и этапы

Несмотря на то, что бухгалтерская документация хранится длительный период, по истечении этого срока, некоторые бланки нуждаются в утилизации. 

Все документы, для которых не требуется дальнейшее хранение должны быть уничтожены. Выполнять эту процедуру нужно правильно, чтобы избежать утечки информации о предприятии.

Если документации хранится в электронном виде, то утилизировать ее будет намного проще. Бумажный вариант нуждается в качественном уничтожении всех документов, для которых не требуется дальнейшее хранение. 

Как правильно уничтожить бухгалтерские документы с истекшим сроком годности

Бухгалтерские документы имеют несколько сроков хранения, первые от 1 до 5 лет, вторые до 10 лет, и третьи должны быть обязательно переданы в государственные архивы для сохранности

Вся документация, которая не нуждается в дальнейшем хранении, должна быть обязательно утилизирована. Ее не рекомендуется сжигать или подвергать другим манипуляциям, поскольку такие действия могут привести к тому, что произойдет утечка важной информации о самом предприятии.

Для того, чтобы процесс утилизации был выполнен правильно, рекомендуется сотрудничать с компанией, которая предоставляет подобные услуги. 

Какие документы принимает организация для уничтожения, виды и способы

Компания, занимающаяся подобной деятельностью, принимает любые виды документов, у которых истек срок хранения. Главной особенностью является то, что способ уничтожения клиент может определить самостоятельно.

Основные способы утилизации бухгалтерской документации:

• Процесс «Варка»;

В ходе выполнения этого этапа бумага тщательно измельчается, а дальше ее смешивают со специальным химическим раствором.

• Резка;

Популярным методом является перекрестная резка документации на очень мелкие части.

• Кипование;

В ходе выполнения этого этапа документы тщательно прессуются в специальные кипы, а потом идут на переработку в качестве вторсырья.

• Шредер;

Современный плоскорез делает нарезку бумаги на тонкие полоски, после чего она выбрасывается в контейнер. Такой метод пользуется большой популярностью в обычных офисах, когда необходимо уничтожить лишнюю бумагу.

Документацию, которая нуждается в уничтожении, клиент может самостоятельно доставить в пункт утилизации либо воспользоваться курьерскими услугами. 

Стоимость услуг каждая компания определяет самостоятельно, чтобы узнать более детальную цену, необходимо проконсультироваться у сотрудников организации.

Почему стоит воспользоваться услугами по утилизации документов:

• Качество;

Каждая организация заботится о своей репутации и предоставляет качественные услуги для своих заказчиков.

• Конфиденциальность;

Если клиент хочет, чтобы не было утечки информации, то лучше всего доверить уничтожение документов профильной организации, которая предоставляет такие услуги.

• Личное присутствие;

Если клиент желает участвовать в процессе уничтожения документов, ему дается такая возможность. Более того, он может самостоятельно проследить за всеми этапами и убедиться в качестве процедуры.

• Доступная цена;

Уничтожение документов – это услуга, которая обладает приемлемой стоимостью. Гораздо выгоднее заказать ее у посторонней компании, чем самостоятельно заниматься утилизацией бумаги. 

Чтобы своевременно выявлять документацию, которая подлежит утилизации, рекомендуется регулярно проводить бухгалтерский аудит.

В понятие аудита входит проверка бухгалтерской отчетности и документации.

Аудиторская проверка делится на два вида:

• обязательную – проводится в установленные законодательством определенные сроки;
• инициативную – проводится по требованию руководящего состава организации или предприятия.

Для проведения аудиторской проверки устанавливается законодательно обусловленный определенный срок. Полная проверка в таком сроке не учитывается, а потому аудит проводится по специальной стратегии.

В сферу обязательности аудиторской проверки входят – проверка открытых акционерных обществ, допуска ценных бумаг перед организацией и т.д. Во всех остальных случаях аудит проводится с инициативы собственников субъекта.

Крайне важным аспектом в аудиторской проверке являются его профессионализм (подтверждается наличием аттестата аудитора) и независимость.

В проведении бухгалтерского аудита можно выделить 4 этапа:

– сбор всей необходимой достоверной информации по субъекту;

– в планирование входят инструктаж исполнителей, разработка пошаговых действий для каждой проверяемой области, ознакомление со структурой, составление плана и стратегии, подборка нужных документов для оформления результатов;

– само проведение проверки (наиболее значительный этап по затраченным времени, усилиям и денежному фактору);

– оформление и предоставление отчета по проведенной проверке (конечная цель аудита).

В аудиторском заключении указан вывод аудитора, строящийся на основе проведенной проверки, и отображающий мнение аудитора относительно отчетности предприятия, обнаруженных ошибок либо их отсутствие и так далее.

Результат аудиторской проверки может помочь определить правильность работы бухгалтеров, уплаты и начисления налогов, составления отчетностей и т.д. Также комиссия может проверить все документы из архива.

В аудиторской проверке исполнитель руководствуется не только законодательными нормами, но также профессиональной этикой и существующими стандартами проведения этой проверки.

Аудит документов и их уничтожение играет важную роль в работе предприятия. Чтобы информации о компании не попала к третьим лицам, нужно со всей ответственностью подходить к этой процедуре. Делать утилизацию можно самостоятельно, но лучше всего воспользоваться услугами профильной компании, которая выполнит поставленную задачу на высоком уровне.